28/08/2012
NOTA OFICIAL - Porque mudamos o formato do Anipólitan.
Como já era de se esperar, a divulgação do novo local do anipólitan gerou uma série de questionamentos em toda a comunidade otaku e geek que acompanha o festival há muito tempo. Em razão disso, vou explicar o motivo desta grande mudança na estruturação do Anipólitan.
Quem acompanha o Anipólitan desde 2003, sabe o quanto este evento cresceu ao longo destes 9 anos de atividades. Comecei com um pequeno auditório para 70 pessoas e atualmente temos um público de mais de 10.000 pessoas. E sempre que realizávamos uma edição, sempre vinha a pergunta em minha cabeça: onde será o local do proximo Anipólitan?
Para a escolha do novo local do evento, levo alguns fatores importantes em consideração:
1. Acessibilidade de transporte público e carro particular.
2. Estrutura física que permita uma grande circulação de pessoas.
3. Estabilidade no espaço físico.
4. Espaços cobertos para instalação de atividades temáticas
5. Espaço coberto para instalação de stands
6. Espaço aberto para instalação de uma praça de alimentação
7. Espaço aberto para instalação de palco, preferencialmente em uma área cujo som não incomode a vizinhança (hospital, creches, residencias)
9. Disponibilidade do local em uma data que não seja em período de chuvas, vestibulares, eleições, eventos de médio e grande porte.
A dificuldade para escolher um local que atenda TODAS estas exigencias técnicas é enorme, mas é justamente a combinação e o equilíbrio de todas estas especif**ações que gera o sucesso do evento. E, analisando todos estes pontos, a melhor conclusão que se pode tirar como local são as escolas e faculdades. Afinal, estes locais possuem ginásios, predios com salas de aula e estacionamentos amplos. Mas nem sempre o plano das idéias combina perfeitamente com a realidade que temos com a nossa cidade.
Atualmente, temos aproximadamente 50 instituições de ensino superior e 570 colégios espalhados em diversos bairros de Salvador. Estas instituições são preparadas para atender uma rotina específ**a de atividades de ensino e não para uma logistica de eventos de médio porte. Elas possuem um calendário de atividades, planejados para o ano inteiro e que são discutidos desde o ano anterior. Exatamente por isso que o Anipólitan nunca teve um mês fixo para a realização do evento, afinal nós tínhamos que fazer o evento em uma data que não tivesse uma atividade programada no calendário deles. Aqui vai uma pequena simulação de um diálogo que sempre tivemos durante a escolha do novo local do evento:
"Olá Instituição X, nós temos um festival de cultura pop oriental e gostaria de realizar em seu espaço nos dias 1 e 2 do mês C!"
"Legal! Mas infelizmente nesse periodo não temos condições, pois temos atividades programadas para essa data. Mas nós temos as datas 3 e 4 do mês A. Que tal?"
"Não dá, este periodo nos dá um tempo muito apertado para produzir o evento!" ou "Não dá, neste periodo vai acontecer o evento X, ou o vestibular Y"
E assim segue um dialogo complexo de instituição por instituição, onde temos que nos preocupar com tempo que levaremos para planejar todas as atividades e atrações de acordo com a data que a instituição disponibilizou, além do fato que as instituições com disponibilidade não atendem algumas das exigencias técnicas que citamos acima. E quando definimos o local, seguimos por um longo periodo burocratico de reuniões explicando o que é o evento para cada departamento da instituição e aguardando a liberação do contrato. É exatamente por esse motivo que o Anipólitan nunca teve um mês e uma data fixa para a sua realização.
Mas os problemas não param por aí. Mesmo com as instituição escolhida, existe o problema do calendário academico da instituição. Por conta dele, sempre temos que fazer ajustes de ultima hora no planejamento técnico do evento para atender as necessidades da instituição de ensino. Caso contrário, o evento tem que ser Adiado, pois em todo contrato existe uma clausula em que não podemos prejudicar o fluxo de atividades academicas. Resultado disso: mudanças de ultima hora na planta-baixa do evento, remanejamento de standistas, corte de atividades e atrações e por ae vai, tudo isso para evitar que o evento tenha sua data adiada ou cancelada. Foi justamente por causa destas instabilidades de planejamento versus local, somado ao aumento de público e a falta de uma instituição que tenha estrutura e disponibilidade, que fui forçado a repensar o formato do Anipólitan.
O evento precisa ter um mês fixo no calendário, pois isso facilita que o público se planeje financeiramente para o evento (para comprar seus produtos, programar a viagem para o festival, planejar o cosplay), facilita os standistas e lojistas para se programarem com bastante antecedencia e planejar um bom estoque de produtos para o público e facilita a organização para captar patrocinadores e parceiros para o evento, pois as empresas de médio/grande porte e órgãos gorvernamentais possuem um prazo de planejamento de 1 ano para terem condições de patrocinar o projeto. E com uma faculdade decidindo assinar o contrato faltando 4 meses para o evento f**a impossível, né? Em 2007 não teve Anipólitan justamente porque a Faculdade Universo resolveu assinar o contrato faltando 3 dias para a data planejada para o evento. Acabou que a gente teve que adiar o festival para março de 2008.
Toda essa instabilidade provocou uma grande limitação no evento. Como posso crescer mais um evento deste tipo se não consigo ter tempo suficiente para captar patrocinadores e parceiros para o festival, já que as instituições de ensino tem que seguir um regimento burocrático para poder aprovar a realização do evento em suas instalações? A unica forma de salvar o Anipólitan de uma estagnação era mudando o formato do próprio Anipólitan.
Infelizmente, Salvador é uma cidade festiva sem NENHUMA ESTRUTURA ADEQUADA para realização de eventos de médio e porte. As poucas opções que temos são um centro de convenções que não pode ter shows por conta da sua infraestrutura sofrer com as vibrações acústicas e ainda ser proibido pela SUCOM, uma antiga sede de praia de um clube de futebol, um estacionamento de shopping, um parque aquático falido e um parque agropécuario. Mas todos estes locais me oferecem a possibilidade de fechar com eles com muitos meses de antecedência e sem a demora burocrática de aprovação de conselho estudantil, coordenação pedagogica, diretores e reitores. Isso abre a chance para eu conseguir novos parceiros e implantação de novas idéias que eram inviáveis por conta da instabilidade de data.
Sim, este é um novo formato de evento, do qual vocês não estão acostumados, mas é um formato que tenho certeza que vocês irão gostar. As salas temáticas, bastantes comuns no formato antigo, mudaram para um formato de espaços expositivos, tornando-se mais visíveis para o público. O estacionamento do Aeroclube é um local bastante ventilado e o projeto visa aproveitar essa ventilação típica da orla, revestindo grande parte do espaço com coberturas para protege-los do sol. Os cosplayers terão um espaço exclusivo e preparado para atender todas as suas necessidades, afinal o cosplay é a alma de um evento pop oriental. Sem contar que os grupos e comunidades geeks de salvador terão uma exposição muito maior de suas atividades com este novo formato!
O meu objetivo é sempre inovar com o Anipólitan, trazer uma experiencia única para os visitantes. E eu tenho certeza que não vamos decepciona-los! Será uma experiencia única!!!
