13/05/2025
Organizacija kongresa ili poslovnog događaja često počne s najboljim mogućim namjerama i u početku izgleda izvedivo: „Ma možemo mi to sami. Znamo ljude, znamo što želimo, bit će to super.“
Ali onda dođu detalji. I rokovi. I sto malih odluka koje treba donijeti – od tehničke opreme, preko ugovora, do rasporeda govornika.
Stres se gomila, tim gubi fokus, a ono što je trebala biti ušteda – na kraju postaje skuplje, zamornije i rizičnije.
Bez profesionalne podrške – bilo da je riječ o iskusnoj agenciji ili provjerenim partnerima – mnogi organizatori upadnu u iste zamke. Ovo su neke od najčešćih grešaka koje se ponavljaju:
🔹 1. Precjenjivanje vlastitih kapaciteta
Organizacija događaja nije usputni projekt. Traži vrijeme, ljude i puno pažnje na detalje. A sve to često ide paralelno s redovnim poslovima.
Bez jasne podjele zadataka i dodatnih resursa, interni tim brzo se nađe preopterećen, a kvaliteta i dinamika samog događaja mogu ozbiljno patiti.
🔹 2. Odabir prostora „na prvu“
Lijep prostor ne znači funkcionalan prostor. Tek kad dođe dan događaja, vidi se je li bilo dovoljno kablova, mikrofona, izlaza za hitne slučajeve, garderobe.
Nedostatak parkinga, loša povezanost s javnim prijevozom ili neprikladni tehnički uvjeti mogu stvoriti velike probleme.
Bez detaljne analize i pregovaranja s dobavljačima, lako možete završiti s prostorom koji nije u skladu s vizijom vašeg događanja, što može utjecati na ukupno iskustvo sudionika.
🔹 3. Nepouzdani dobavljači
mogu izgledati kao ušteda, ali u stvarnosti mogu izazvati velike komplikacije u ključnim trenucima.
Nedostatak fleksibilnosti ili brzine reakcije može rezultirati ozbiljnim kašnjenjima, tehničkim problemima ili čak propuštenim prilikama koje bi mogle utjecati na cijeli događaj.
🔹 4. Koordinacija
Koordinacija u kontekstu organizacije događaja obuhvaća upravljanje svim aspektima i resursima potrebnim za nesmetan tijek događaja. Kada nema jasne koordinacije, svi aspekti događaja mogu postati neorganizirani, što dovodi do kaosa, kašnjenja i propusta u ključnim momentima.
🔹 5. Zaborav na doživljaj sudionika
Program može biti odličan, ali ako se sudionici i ne mogu se prijaviti, stoje u redovima ili ostanu bez materijala – to je ono što će zapamtiti.
S više od 25 godina iskustva u industriji, a 15 godina kroz Conventa grupu, naš tim pruža usluge planiranja i realizacije poslovnih događanja, kongresa, seminara, team buildinga i drugih specijaliziranih programa – od ideje do izvedbe.
🎯 Ako tražite pouzdanog partnera koji razumije dinamiku MICE industrije i zna kako pretvoriti viziju u iskustvo –
javite nam se s povjerenjem. Vaš događaj zaslužuje profesionalnu podršku od prvog koraka. -->>https://conventa.hr/